Bài 5: CÁC THAO TÁC CƠ BẢN TRÊN BẢNG

thao tác cơ bản trên bảng
 
Nội dung bài hướng dẫn bao gồm các thao tác cơ bản trên bảng bao gồm: cập nhật, sắp xếp, lọc, tìm kiếm và thay thế. Ngoài ra còn có một số lưu ý
1.    Cập nhật dữ liệu:
Cập nhật dữ liệu là thay đổi dữ liệu trong các bảng gồm: thêm bản ghi, xóa bản ghi, sửa dữ liệu trong bản ghi.
a.     Thêm bản ghi mới:
Để nhập dữ liệu cho bảng, trước hết phải mở bảng ở chế độ Datasheet View.
·     Trong cửa sổ Database chọn Object Table → chọn bảng muốn nhập hoặc sửa dữ liệu → click phải chọn Open. Hoặc double click vào tên bảng muốn mở.
·     Bảng được mở ở chế độ nhập liệu (chế độ Datasheet view).
·     Mặc định, luôn có một dòng rỗng để nhập Record mới ở cuối bảng.
·     Khi nhập dữ liệu phải nhập theo từng Record, dữ liệu nhập vào phải thỏa mãn các thuộc tính của bảng và thuộc tính của Field khi thiết kế bảng. Nếu dữ liệu không thỏa mãn thì Access sẽ thông báo lỗi.
b.    Chỉnh sửa
Để chỉnh sửa giá trị của một bản ghi ta chỉ cần nháy chuột vào ô chứa dữ liệu tương ứng và thực hiện các thay đổi cần thiết.
c.     Xóa bản ghi
Nháy phải chuột vào ô đầu dòng bản ghi, chọn Delete Record
2.    Sắp xếp và lọc:
a.     Sắp xếp: Access cho phép sắp xếp thứ tự các bản ghi khác với thứ tự mà chúng được nhập.
Thực hiện sắp xếp:
·     Đặt trỏ tại Field chứa dữ liệu cần sắp xếp.
·     Click nút Sort Ascending (sắp xếp tăng dần) / Sort Descending (sắp xếp giảm dần) trong nhóm lệnh Sort & Filter trên thanh Ribbon.
b.    Lọc
Lọc cho phép tìm ra một số bản ghi thỏa mãn một số điều kiện nào đó.
·       Lọc theo dữ liệu đang chọn (Filter by selection):
Filter by selection giúp bạn chọn ra những Record dựa trên một giá trị hiện hành. Cách thực hiện:
·     Đặt trỏ tại Field chứa giá trị lọc, chọn giá trị làm điều kiện lọc.
·     Click nút lệnh Seletion trong nhóm lệnh Sort&Filtertrên thanh Ribbon.
·     Chọn một trong các lệnh trong menu:
s Equals …: Lọc các Records có giá trị bằng với giá trị được chọn.
s Does Not Equal…: Lọc các Records có giá trị khác với giá trị được chọn.
s Contains …: Lọc các Records chứa giá trị được chọn.
s Does Not Contains …: Lọc các Records không chứa giá trị được chọn.
·     Ngoài ra, cũng có thể lọc bằng cách click nút công cụ Selection Button bên phải tên Field.
·     Đánh dấu check vào giá trị làm điều kiện lọc.
·     Click OK.
·       Lọc theo mẫu (Filter by form):
Filter by formgiúp bạn lọc bằng cách nhập giá trị lọc vào một dòng trên Datasheet.
Cách thực hiện:
·     Click nút Advanced trong nhóm lệnh Sort&Filter, chọn lệnh Filter By Form.
·     Chuyển dạng Datasheet của bảng thành một dòng trống và xuất hiện các nút Dropdown list trên mỗi Field cho phép chọn giá trị lọc.
·     Nếu lọc theo nhiều giá trị thì click Tab Or và chọn giá trị làm điều kiện lọc tiếp theo.
·     Click nút Toggle Filter để thực hiện lọc.
·       Lọc mở rộng (Advanced filter):
Chức năng Advanced filter cho phép lọc với nhiều điều kiện ở nhiều Field khác nhau. Cách thực hiện:
·     Click nút Advanced, chọn lệnh Advanced Filter/Sort, xuất hiện cửa sổ Filter, với các dòng:
s Field: Nhập tên các Field chứa điều kiện lọc.
s Sort: Chọn kiểu sắp xếp (nếu có yêu cầu).
s Criteria: Nhập điều kiện lọc. Nếu các điều kiện lọc ở các Field bắt buộc thỏa mãn đồng thời (và) thì các điều kiện phải được nhập trên cùng một dòng. Nếu các điều kiện không thỏa mãn đồng thời (hoặc) thì nhập trên khác dòng.
Thao tác cơ bản trên bảng còn có thêm:
3.    Tìm kiếm đơn giản
3.1. Tìm kiếm:
Để tìm một giá trị trong bảng ta click nút Find ở Tab Home trong nhóm lệnh Find trên thanh Ribbon.
 
·    Xuất hiện cửa sổ Find and Replace.
 
s Find What: Nhập giá trị cần tìm.
s Look In: Phạm vi tìm kiếm.
s Kiểu so trùng giá trị cần tìm với giá trị trong ô.
s Search: Hướng tìm.
s Match Case: Tìm phân biệt chữ hoa và chữ thường.
s Click nút Find Next để thực hiện tìm kiếm, nếu tìm hết access sẽ cho xuất hiện hộp thông báo hoàn tất việc tìm kiếm.
3.2. Thay thế:
·     Trong cửa sổ Find and Replace, nếu muốn thay thế các giá trị được tìm thấy bằng một giá trị khác ta chọn Tab Replace.

·     Replace With:Nhập giá trị cần thay thế.

·     Click nút Replace để thay thế giá trị được tìm thấy hiện tại.

Click nút Replace All để thay thế toàn bộ các giá trị được tìm thấy.

4.    In dữ liệu:

Việc thiết đặt trang in và xem trước khi in tương tự như trong Microsoft Word.

 
– hết – 

Xem thêm

chuong trinh con

Bài 18. VÍ DỤ VỀ CÁCH VIẾT VÀ SỬ DỤNG CHƯƠNG TRÌNH CON (Tiết 1)

1. Cách viết và sử dụng thủ tục a) Cấu trúc Thủ tục có cấu …